Rekisterinpitäjä: Harri Söderholm
Toiminnan nimi: Sponia-palvelukonsepti
Sähköposti: info@sponia.fi
Sponia on kehitysvaiheessa oleva palvelukonsepti, eikä sen taustalle ole vielä perustettu yritystä tai muuta oikeushenkilöä. Rekisterinpitäjä vastaa tässä tietosuojailmoituksessa kuvatusta henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietoja käsitellään Sponia-palvelukonseptin tarpeen, toteuttamiskelpoisuuden ja mahdollisen tulevan palvelun arvioimiseksi.
Käsittelyn tarkoituksia ovat:
• seuroille ja yrityksille suunnattujen validointikyselyjen toteuttaminen
• kyselykutsujen lähettäminen tehtävänsä perusteella valituille vastuuhenkilöille
• kyselyvastausten analysointi ja palvelukonseptin kehittäminen
• vastaajan pyytämään tai erikseen hyväksymään yhteydenottoon vastaaminen
• yhteydenottokieltojen noudattaminen
Tietoja ei myydä tai luovuteta muiden toimijoiden omaan markkinointiin. Kyselyissä kerättyjä yhteystietoja ei käytetä yleiseen suoramarkkinointiin ilman erillistä perustetta.
Julkisista lähteistä voidaan kerätä:
• henkilön nimi
• organisaatio
• työ- tai vastuurooli
• julkinen työ- tai toimintaan liittyvä sähköpostiosoite
• tiedon lähde ja lähdesivun osoite
• yhteydenoton ajankohta
• tieto mahdollisesta yhteydenottokiellosta
Kyselyvastauksista voidaan käsitellä:
• vastaajan ilmoittama rooli
• organisaatiota ja sen toimintaa koskevat vastaukset
• avoimiin kysymyksiin annetut vastaukset
• vapaaehtoisesti annettu nimi tai yhteystieto
Kyselyihin voi vastata ilman nimeä ja yhteystietoa, ellei lomakkeessa erikseen toisin ilmoiteta. Täysin anonyymeihin vastauksiin ei sovelleta henkilötietojen käsittelyä koskevia sääntöjä.
Kyselykutsujen vastaanottajien tiedot saadaan organisaatioiden julkisilta verkkosivuilta ja muista julkisista ammatillisista lähteistä.
Tietoja kerätään kohdennetusti henkilöistä, joiden julkinen tehtävä liittyy esimerkiksi kumppanuuksiin, sponsorointiin, markkinointiin, varainhankintaan, talouteen tai organisaation johtamiseen.
Kyselyvastaukset ja mahdolliset vapaaehtoiset yhteystiedot saadaan vastaajalta itseltään.
Julkisten työ- ja vastuuroolitietojen käsittely sekä kohdennettujen kyselykutsujen lähettäminen perustuvat rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
Oikeutettu etu on Sponia-palvelukonseptin tarpeen ja toteuttamiskelpoisuuden selvittäminen ennen päätöstä mahdollisen palvelun rakentamisesta. Yhteydenotot rajataan tehtävänsä perusteella asian kannalta merkityksellisiin henkilöihin.
Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista. Jos vastaaja jättää yhteystietonsa mahdollista tarkentavaa yhteydenottoa varten, yhteydenotto perustuu hänen antamaansa suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@sponia.fi.
Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin Sponian validoinnin toteuttaminen edellyttää.
Tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn käytetään Google Workspace-, Google Forms- ja Google Sheets -palveluja. Google ja sen alihankkijat voivat käsitellä tietoja palvelujen teknistä tuottamista varten sovellettavien sopimus- ja tietosuojajärjestelyjen mukaisesti.
Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille toimijoille niiden omiin tarkoituksiin.
Palveluntarjoajien suorittamaan tietojen käsittelyyn voi liittyä henkilötietojen käsittelyä Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia käyttäen.
Kyselykutsujen lähettämiseen käytetyt henkilötiedot poistetaan, kun kyseinen validointikierros on päättynyt, kuitenkin viimeistään kuuden kuukauden kuluttua ensimmäisestä yhteydenotosta.
Tunnistettavia kyselyvastauksia ja vapaaehtoisesti annettuja yhteystietoja säilytetään vain niin kauan kuin vastausten analysointi tai sovittu yhteydenotto sitä edellyttää, kuitenkin enintään kuusi kuukautta vastauksen antamisesta.
Vastauksista voidaan säilyttää pidempään koottuja tilastoja ja yhteenvetoja, joista yksittäistä henkilöä ei voida tunnistaa.
Jos henkilö kieltää yhteydenotot, voidaan hänen sähköpostiosoitteensa ja kieltoa koskeva merkintä säilyttää rajatussa estolistassa niin kauan kuin Sponiaan liittyviä kyselykutsuja lähetetään. Näin varmistetaan, ettei henkilöön oteta uudelleen yhteyttä.
Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä Sponian validoinnin toteuttamiseen. Käytettävät tilit suojataan henkilökohtaisilla tunnuksilla ja kaksivaiheisella tunnistautumisella.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai henkilökohtaiseen profilointiin.
Rekisteröidyllä on tilanteesta riippuen oikeus:
• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• pyytää pääsyä omiin henkilötietoihinsa
• pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• peruuttaa antamansa suostumus
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle
Oikeuksia koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@sponia.fi.
Tietosuojavaltuutetun toimisto:
https://tietosuoja.fi/
Päivitetty: 12.9.2026